La importancia de los archivos por correo electrónico - Un servicio de alabanza merece la pena

La importancia de los archivos de correo electrónico

Junto con el crecimiento y la rentabilidad, las empresas también tienen que enfrentar los obstáculos que vienen con éxito. A medida que su empresa empiece a prosperar, también cada vez más que su organización se convierte en un objetivo atractivo para los litigios.

Uno de ellos es la petición ocasional de los tribunales para el descubrimiento jurídica de los documentos y archivos. El incumplimiento de estas solicitudes podrían poner a su compañía fuera de cumplimiento con la ley, que podría resultar en severas sanciones o multas.

¡Así que barrer bajo la alfombra no es exactamente una opción. Su organización tiene que tomar las medidas para hacer frente a este problema como una prioridad.

Desde las montañas de los registros que su empresa recogerá en el tiempo, es casi imposible adivinar qué documentos de los tribunales de pronto convocará a 5 años a partir de ahora. Por lo tanto, es necesario establecer una política de gestión de datos de hoy que trata a todos los documentos de negocios como un archivo potencialmente importante que algún día puede ser necesario encontrar y recuperar rápidamente.

Por ejemplo, los tribunales consideran que la mayoría de los correos electrónicos producidos por su empresa a ser documentos oficiales de negocios. El número total de mensajes de correo electrónico que puede haber miles y el tribunal podrá convocar a cualquier parte de su archivo de correo electrónico ... históricos que se remontan desde hace años. Por esta razón, es útil tener a sus correos electrónicos gestionados y almacenados a través de un sistema dedicado de archivo que es compatible tanto con las mejores prácticas jurídicas-, y tiene las herramientas adecuadas para encontrar rápidamente los datos correctos cuando es necesario histórica.

Un problema importante que enfrentan las empresas necesarias para llevar a cabo eDiscovery en su correo electrónico histórica es simplemente el volumen que se acumula con el tiempo.

Aunque los ordenadores son buenos en forma rápida la búsqueda de características del archivo bien definidos como "palabras clave" o "beneficiarios", la mayoría de eDiscovery se basa en criterios más generales tales como "relaciones" o "temas". Esto puede ejercer una enorme presión sobre los recursos del sistema y aumentará considerablemente la cantidad de tiempo que toma procesar esa búsqueda.

estrictas políticas debe ponerse en marcha para la conservación, eliminación y clasificación de correo electrónico histórico. Con el fin de minimizar la complejidad logística, necesita asegurarse de que no almacenan más información que sea absolutamente necesario. Al mismo tiempo, debe asegurarse de que usted es el almacenamiento de por lo menos la cantidad mínima de información histórica que se requiere por la ley.

De lo anterior, es evidente que hay una necesidad de un sistema de archivo de correo electrónico dedicada con capacidad de eDiscovery. Si no lo ha hecho ya, consulte con su departamento legal para ver si su compañía podría beneficiarse de la seguridad y la seguridad de un sistema de archivo de correo electrónico dedicada.

Sobre el autor: Este es un puesto de clientes de Storagepipe. Storagepipe proporciona archivo de correo electrónico y copia de seguridad de software en línea que ayuda a las empresas tener un mejor control sobre sus datos cada vez.